Como crear plantillas en gmail para mejorar la productividad

Sin ninguna duda mi principal herramienta de trabajo es Gmail. Lo utilizo desde mi cuenta personal a la que he enlazado la del trabajo y la de mis proyectos personales, para poder trabajar sin tener que ir cambiando de cuentas y/o bandejas de entrada.

logo gmail

No he contado nunca cuanto tiempo paso entre leer mails, contestarlos y las conversaciones de Gtalk. Además utilizo Gmail como gestor de tareas por lo que diría que las 3 horas al día trabajando con la herramienta no me las quita nadie. Si fuera así no está  nada mal, esto es un 38% de mi jornada laboral.

Así que creo que es una buena idea intentar sacarle el máximo provecho para facilitarme el trabajo y ser más productivo. Dentro de una serie de medidas que estoy tomando para mejorar y agilizar las tareas de mi día a día. Se encuentra la automatización de procesos.Por la naturaleza de mi trabajo, contesto muchos mails iguales, para los que hace tiempo cree unas plantillas en Google Docs. No me gusta tenerlo siemrpe abierto pore de normal ya abuso de pestañas en los 2 navegadores que tengo siempre en marcha (Firefox y Chrome)

Así que cuando aparece un mail tipo, la secuencia va así

  1. voy a Docs si no está abierto,
  2. abro el documento,
  3. busco el texto que corresponde,
  4. copio y rezo para que no falle como últimamente que solo me deja enlazar y debo reiniciar mi firefox ,
  5. voy al mail,
  6. y pego

Seis pasos la mayoría de ellos innecesarios. Teniendo los mismos textos predefinidos en los mails como plantillas, únicamente debo

  1. Seleccionar la plantilla que corresponda del desplegable.

Como vemos la diferencia en el proceso es grande. Así que si me puedo ahorras 4 o 5 minutos al día tan solo con esta acción me parece un gran progreso. Tengo que evaluar el tiempo que paso usando gmail aunque tan solo sea por curiosidad.

Como hacer plantillas prediseñadas en Gmail

Lo primero que vamos a hacer es habilitar la opción de las respuestas prediseñadas. Para eso nos vamos a la configuración del correo gmail

configurar las opciones del correo gmail

 Seleccionamos la pestaña Labs y habilitamos lso hacks de Respuestas prediseñadas, que nos va a permitir crear plantillas en gmail y cargarlas de forma rápida

activar espuestas prediseñadas, plantillas, en gmail

 y el hack para insertar imágene en los mails. Esto nos dará juego a al hora de crear plantilllas visualmente más bonitas.

activar insercion de imagenes en labs de gmail

Guardamos y podemos pasar a crear nuestra primera plantilla en el correo.

Pincharemos en Redactar como cuando escribimos un mail cualquiera. Observamos que al lado de Adjuntar un Archivo haparece ahora un desplegable llamado Respuestas Prediseñadas.

como carcar plantillas prediseñadas en gmail

Escribimos lo que queramos en le mail, le damos dormato y luego seleccionamos en el desplegable Guardar Nueva respuesta prediseñada

crear una plantilla prediseñada en gmail

Así de simple, cuando queramos cargar la plantilla, únicamente tenemos que ir otra vez al desplegable y seleccionar Insertar “y el nombre de nuestra plantilla”

opciones de plantillas en gmail

Algunas consideraciones a tener en cuenta.

  • Si guardamos la plantilla con firma, nos la duplicará.  No se puede dejar cargado un adjunto para que ea parte de la plantilla.
  • No guarda ni adjuntos ni títulos, ni destinatarios.

Si conocéis algún truco más no dudéis en comentar :)

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