GTD y Gmail

Como alguna vez he comentado mi principal herramienta de trabajo es Gmail.

Después de desactivar muchas notificaciones y desusbribirme de los boletines que no son interesantes estoy recibiendo una media de 100 mails diarios. Lo que ya empieza a ser un volumen entre interesane y preocupante :)

Esto me ha llevado a ir modificando mis hábitos de trabajo. En su día os hablé de las respuestas prediseñadas o plantillas en gmail que me están ahorrando muchísimo tiempo, y había implantado un sistema de etiquetas para gestionar las Tareas, trabajaba con las siguientes

  • A resolver hoy – cualquier tarea que debía de estar concluida en el día la etiqueta aquí.
  • A resolver la próxima semana
  • Pendiente – Mails o tareas que no dependían de mí y estaba esperando que me contestaran.
  • Datos – Una especie de archivo con temasinteesantes.

Al principio funcionaba pero a medida que entraba más trabajo empezaron a salir problemas.

  • Las tareas del día nunca las acababa y siempre las iba arrastrandro
  • Las tareas se la semana que viene eran decenas, porque había proyecos muy costosos que siempre se iban quedando en la bandeja para la siguiente semana
  • Y sobre todo nunca desconectaba, cuando acababa de trabajar solo hacía que pensar mañana tengo que acordarme de hacer xxx

Al final me decidí a comprar Organízate con Eficacia (Getting Things Done) de David Allen, donde explica el famoso método GTD de Gestión del tiempo.

organizate con eficacia GTD david allen

Para trabajar he redistribuido las Etiquetas. Como véis en la imagen.

GTD con gmail

Recibo todas las tareas en la bandeja de entrada y cuando tengo una idea o una tarea nueva me envió un mail a mi mismo, de forma que queda registrado en el cesto o bandeja de entrada.

Tengo una etiqueta llamada Acciones, que equivale a la “Acción siguiente a realizar” aunque realmetne no soy tan estricto y aquí caen cosas que conllevan varios pasos, mientras no se complique mucho van a ahí si no, la gestion de las tareas sería más compleja que el propio trabajo.

Mi etiqueta de Pnedientes sigue siendo indispensable, una revisión el fin de semana para ver si la gente te tienen que contestar y darles un toquecito ;-)

Una Etiqueta proyectos, que contiene subetiquetas en cada una de las areas importantes del trabajo.

Y por último la etiqueta Z – Archivo, con suetiquetas para cada uno de los proyectos.

Otro punto clave, en la implantación de GTD con Gmail es la integración con Google Calendar.

Google calendar y GTD

Cualquier actividad que tenga que realizarse en una fecha concreta la apuntamos en Google Calendar creando un evento y el día que se debe realizar nos envía un mal avisándonos. Vamos una maravilla, paa planificarme revisiones periódicas que hasta ahora no sabía bien como gestionar.

El último cambio ha sido un poco más de disciplina. Forzarme a empezar una tarea y a acabarla antes de hacer otra, yo siempre he sido multitarea, y reconozco que muchas veces me ofuscaba y agobiaba por estar haciendo demasiadas cosas a la vez.

Y por supuesto aplicar la famosa regla de los 2 minutos que dice que si una tarea de cuesta menos de 2 minutos hacerla es preferible realizarla en el momento que archivarla para luego recuperarla.

Me falta ir puliendo el sistema y adaptándolo a las características de mi trabajo, pero estoy muy contento.

¿Qué mejoras he obtenido?

  • El principal beneficio ha sido la relajación al acabar de trabajar. Al leerlo no lo creía pero es cierto, si vas anotando todas las tareas en un sistema fiable, tu mente no está repitiéndose una y otra vez lo que tiene que hacer. Antes era un sin vivir de ideas y recordatorios pululando por mi cabeza a cualquier hora del día. 
  • Mejora de la productividad. Sí, el tener separado las acciones siguientes de las tareas más costosas hace que te vayas centrando en lo importante y no vayas reprocesando una y otra vez a que debes dedicarte. Además con la regla de los 2 minutos, y evitar la multitarea, consigues grandes progresos
  • Mejora de la gestión de tareas pendientes y recordatorios. En mi caso, debo ir revisando ciertos aspectos al cabo de unos días, de por ejmeplo dar de alta a un redactor. antes luchaba por retenerlo en mi cabeza ahora el día indicado me llega el aviso, se procesa como acción siguiente y a trabajar :)

 Espero que mi experiencia os haya servido para algo y os animéis a intentar mejorar la productividad tanto laboral como personal y vuestra calidad de vida ;-)

Gmail Productividad

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