GTD y Gmail

Gmail Productividad

Como alguna vez he comentado mi principal herramienta de trabajo es Gmail.

Después de desactivar muchas notificaciones y desusbribirme de los boletines que no son interesantes estoy recibiendo una media de 100 mails diarios. Lo que ya empieza a ser un volumen entre interesane y preocupante :)

Esto me ha llevado a ir modificando mis hábitos de trabajo. En su día os hablé de las respuestas prediseñadas o plantillas en gmail que me están ahorrando muchísimo tiempo, y había implantado un sistema de etiquetas para gestionar las Tareas, trabajaba con las siguientes

  • A resolver hoy – cualquier tarea que debía de estar concluida en el día la etiqueta aquí.
  • A resolver la próxima semana
  • Pendiente – Mails o tareas que no dependían de mí y estaba esperando que me contestaran.
  • Datos – Una especie de archivo con temasinteesantes.

Al principio funcionaba pero a medida que entraba más trabajo empezaron a salir problemas.

  • Las tareas del día nunca las acababa y siempre las iba arrastrandro
  • Las tareas se la semana que viene eran decenas, porque había proyecos muy costosos que siempre se iban quedando en la bandeja para la siguiente semana
  • Y sobre todo nunca desconectaba, cuando acababa de trabajar solo hacía que pensar mañana tengo que acordarme de hacer xxx

Al final me decidí a comprar Organízate con Eficacia (Getting Things Done) de David Allen, donde explica el famoso método GTD de Gestión del tiempo.

organizate con eficacia GTD david allen

A decir verdad, en la mayor parte del trabajo estaba aplicando técnicas similares a las que comenta, pero ha sido al lanzarme a organizar realmente las tareas con Gmail cuando he notado el cambio. Continue reading

Como crear plantillas en gmail para mejorar la productividad

Gmail Herramientas Productividad

Sin ninguna duda mi principal herramienta de trabajo es Gmail. Lo utilizo desde mi cuenta personal a la que he enlazado la del trabajo y la de mis proyectos personales, para poder trabajar sin tener que ir cambiando de cuentas y/o bandejas de entrada.

logo gmail

No he contado nunca cuanto tiempo paso entre leer mails, contestarlos y las conversaciones de Gtalk. Además utilizo Gmail como gestor de tareas por lo que diría que las 3 horas al día trabajando con la herramienta no me las quita nadie. Si fuera así no está  nada mal, esto es un 38% de mi jornada laboral.

Así que creo que es una buena idea intentar sacarle el máximo provecho para facilitarme el trabajo y ser más productivo. Dentro de una serie de medidas que estoy tomando para mejorar y agilizar las tareas de mi día a día. Se encuentra la automatización de procesos. Continue reading