GTD y Gmail

Como alguna vez he comentado mi principal herramienta de trabajo es Gmail.

Después de desactivar muchas notificaciones y desusbribirme de los boletines que no son interesantes estoy recibiendo una media de 100 mails diarios. Lo que ya empieza a ser un volumen entre interesane y preocupante :)

Esto me ha llevado a ir modificando mis hábitos de trabajo. En su día os hablé de las respuestas prediseñadas o plantillas en gmail que me están ahorrando muchísimo tiempo, y había implantado un sistema de etiquetas para gestionar las Tareas, trabajaba con las siguientes

  • A resolver hoy – cualquier tarea que debía de estar concluida en el día la etiqueta aquí.
  • A resolver la próxima semana
  • Pendiente – Mails o tareas que no dependían de mí y estaba esperando que me contestaran.
  • Datos – Una especie de archivo con temasinteesantes.

Al principio funcionaba pero a medida que entraba más trabajo empezaron a salir problemas.

  • Las tareas del día nunca las acababa y siempre las iba arrastrandro
  • Las tareas se la semana que viene eran decenas, porque había proyecos muy costosos que siempre se iban quedando en la bandeja para la siguiente semana
  • Y sobre todo nunca desconectaba, cuando acababa de trabajar solo hacía que pensar mañana tengo que acordarme de hacer xxx

Al final me decidí a comprar Organízate con Eficacia (Getting Things Done) de David Allen, donde explica el famoso método GTD de Gestión del tiempo.

organizate con eficacia GTD david allen

A decir verdad, en la mayor parte del trabajo estaba aplicando técnicas similares a las que comenta, pero ha sido al lanzarme a organizar realmente las tareas con Gmail cuando he notado el cambio.

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Como crear plantillas en gmail para mejorar la productividad

Sin ninguna duda mi principal herramienta de trabajo es Gmail. Lo utilizo desde mi cuenta personal a la que he enlazado la del trabajo y la de mis proyectos personales, para poder trabajar sin tener que ir cambiando de cuentas y/o bandejas de entrada.

logo gmail

No he contado nunca cuanto tiempo paso entre leer mails, contestarlos y las conversaciones de Gtalk. Además utilizo Gmail como gestor de tareas por lo que diría que las 3 horas al día trabajando con la herramienta no me las quita nadie. Si fuera así no está  nada mal, esto es un 38% de mi jornada laboral.

Así que creo que es una buena idea intentar sacarle el máximo provecho para facilitarme el trabajo y ser más productivo. Dentro de una serie de medidas que estoy tomando para mejorar y agilizar las tareas de mi día a día. Se encuentra la automatización de procesos.

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